Metodo per la creazione del budget

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La Seminatrice

NATURA e LUCI

Qualche settimana fa abbiamo affrontato il tema dei costi del matrimonio per darti delle indicazioni di massima per poter affrontare la costruzione del budget. 

Ma a che serve prevedere un budget tanto poi si vede mano mano quello che serve… 

Si questo approccio potrebbe essere valido se la tua disponibilità fosse infinitamente maggiore della spesa ma poiché nella maggioranza di casi non lo è oggi affrontiamo il tema di come costruire e monitorare il budget del matrimonio. 

Ci tengo tanto ad affrontare questo tema perché negli anni ho visto molte coppie andare alla “lallero” e ritrovarsi a spendere anche più del doppio di quello che avevano stimato all’inizio. Ora se l’impegno economico per te non è un problema, potresti valutare anche questa via, ma se lo fosse o se volessi solo decidere di allocare diversamente le due disponibilità allora in questo articolo potresti trovare degli spunti interessanti. 

Ma ripartiamo dall’inizio. 

Il punto di partenza

Nell’articolo sui costi del matrimonio abbiamo visto che sono 3 gli elementi che guidano le spese:

  • La disponibilità 
  • Le aspettative
  • Gli invitati

 

Prima di partire a costruire il budget sarà dunque fondamentale che tu abbia individuato una risposta abbastanza precisa sui tre punti di cui sopra, in particolare modo la lista invitati, divisa per Adulti (+ di 9 anni) , Bambini (tra i 3 e i 9) ed Infanti (0-3 anni), perché le numeriche di queste fasce di età guidano i costi variabili. 

Dalla lista invitati, poi, scarta il 10% per trovare una indicazione sui reali presenti e poter definire correttamente il minimo garantito. 

Se di solito si considera un 10% di assenze sarai poi tu, conoscendo gli invitati, a tarare meglio la percentuale. Hai una parte della tua famiglia che vive lontana e anche se la inviti tutta già sai che molti non verranno? Magari alza la percentuale di assenti al 12/13%…

Quale strumento per il budget?

A chi mi fa questa domanda rispondo sempre “Fogli di Google” ossia un simil Excel sul cloud di Google. 

Perché? Perché da maniaca del controllo quale sono voglio poter vedere l’aggiornamento del file in ogni momento Inoltre poter disporre del file da pc e da cellulare (e poterlo condividere con chi decido io) è per me un requisito fondamentale. 

Alle coppie che si sposano a La Seminatrice, e che seguiamo per tutto l’anno, mettiamo a disposizione – sempre nel cloud di Google – dei modelli per tenere traccia del progetto, della lista invitati, del piano tavoli e tanto altro. Sono anni che lavoriamo così e ti assicuro che funziona benissimo. 

Il metodo

Fase 1

Una volta chiari i tre dati dei tre punti fondamentali 

apri fogli di Google e crea un nuovo file che ti consiglio di chiamare “Budget matrimonio” 

metodo-costi-matrimonio-foglio-google
personalizzazione-spese-calcolo
calcolo-spese-organizzazione-wedding

poi rinomina il foglio 1 in “Budget”

calcolo-costi-organizzazione-wedding
budget-matrimonio-metodo-calcolo

Iniziamo con la prima fase del lavoro procedendo con l’inserimento delle informazioni per colonne

voci-spese-costo-cerimonia

Colonna A

All’interno della scheda budget in prima colonna (colonna A) riporta l’elenco delle voci che ti servono. Nella cella A2 scrivi “Servizio” e, a partire da A3 compila la lista una voce per cella. 

Ti sto facendo lasciare vuota la prima riga appositamente per poterci mettere i dati del controllo del budget. 

Per comodità ti riporto l’elenco dei servizi essenziali per la realizzazione del matrimonio ma – FONDAMENTALE – evidenzia colorando la cella i servizi che per te sono importanti per rispettare le aspettative

Le voci 

Provo a mettere giù un elenco abbastanza dettagliato di tutte le voci di spesa ma se ne vuoi includere altre o escludere alcune perché non presenti fai pure ed aggiusta la lista come più si conviene al tuo matrimonio. 

Cerimonia

  • Costo cerimonia (offerta chiesa o costo rito in location) 
  • Tassa cerimonia (oneri comunali se presenti) 
  • Addobbi chiesa
  • Bouquet e accessori (Bottoniere ecc) 
  • Auto
  • Cartello di Welcome
  • Stazione accoglienza ospiti prima della cerimonia
  • Angolo conetti dopo la cerimonia
  • Staff di supporto alla cerimonia

 

Ricevimento

  • costo location
  • Costo menu
  • Torta (se non inclusa nel menù) 
  • Overtime (di location, banqueting e professionisti) 
  • Addobbi floreali 
  • Musica
  • Luci discoteca
  • SIAE
  • Seconda postazione musica
  • Fotografo
  • Videografo
  • Trucco e acconciatura
  • Stanza preparazione sposa 
  • Stanza preparazione sposo 
  • Costo wedding planner
  • Costo staff supporto (pulizie accoglienza coordinamento evento) 
  • Costo illuminazione serale
  • Servizi accessori (una riga per ogni servizio come confettata, rum e sigari ecc) 
  • Cocktail open bar

Generali

  • Bomboniere
  • Stampe
  • Fedi
  • Abito sposa
  • Abito sposo
  • Abiti damigelle 
  • Servizi di trasfer
  • Camere per gli ospiti (se a carico vostro) 
  • Viaggio di nozze
  • Overbudget

Nella stesura di un budget è sempre importante prevedere una voce over budget o imprevisti che ti consenta di inserire in un secondo momento delle voci che al momento della stesura non erano presenti. 

Per esperienza un valore adeguato di over budget è di circa il 10% del totale. 

Colonna B

Una volta finito di inserire le voci in lista passiamo alla colonna B. In casella B2 scrivete “Budget Teorico” e per ogni voce andate a riportare l’indicazione di costi che trovate nell’articolo ma quanto mi costi

Questa indicazione vi servirà da guida quando dovrete scegliere l’importo da allocare su ogni voce ed evitarvi errore di sottostime del costo. 

Colonna C

In colonna C nella cella C2 inserite “budget prefissato” e, per ogni voce che avete inserito, mettete una indicazione del valore in euro che siete disposti a spendere. Nelle voci evidenziate in giallo indicate un valore un po’ più alto in modo da avere la certezza che gli elementi desiderati riescano ad entrare anche quando doveste rivedere in basso tutte le spese. 

Fase 2

Calcolo delle somme

Nella cella C1 (quella sopra alla scritta Budget Teorico)  inserite questa formula =somma(c3:c400) e date invio. In C1 apparirà l’importo totale che avete pianificato. 

A questo punto inizia la seconda fase del lavoro. Come è il totale rispetto alla tua disponibilità? 

L’importo che è venuto fuori è minore di quello che pensavi?  Guarda le voci – specialmente quelle evidenziate – e ritoccale in aumento

L’importo in C1 è quello che ti aspettavi? Pronta a passare alla fase successiva della gestione del budget 

L’importo totale è troppo alto? Ri-scorri la lista abbassando i valori – specialmente quelle dei valori che ti interessano meno – fino a che il totale non rientri nella tua disponibilità. 

Importante

Questo lavoro è da farsi prima di iniziare i lavori per la progettazione del matrimonio perché sarà una linea guida sulle cifre che potrai mettere in campo sui singoli servizi e quindi guiderà la tua selezione. 

Come calcolare il costo del banqueting

Qualche settimana fa abbiamo visto come il costo del menù dipenda dal minimo garantito ma, ovviamente anche dal tipo di menù scelto.

Per mettere a budget una cifra sensata segui questo schema:

  1. definisci il numero di invitati adulti teorici
  2. elimina il 10% ottenendo così gli adulti probabili siccome i prezzi standard del menù si calcolano su 100 adulti
  3. individua il prezzo a persona che vorresti pagare, individua il numero di invitati probabili ed aggiorna il costo secondo questo schema*
valutazione-spese-matrimonio-banqueting

   esempio siete in 80 e vorresti un menu da 120€ ne devi mettere a budget 130€

*come anticipato i prezzi dei menu vengono calcolati sui 100 di minimo garantito per cui se prevedi di avere meno o più invitati va previsto un aumento o una riduzione del costo a persona. La stima è indicativa e serve solo per dare una indicazione di massima. Confrontandoci con il fornitore della ristorazione potrai farti dare le fasce relative alla loro offerta.

       4. moltiplica il prezzo a persona con il numero degli invitati cui va aggiunta la componente bambini e staff moltiplicata per il 50%

et voilà hai una stima del costo del menu che ti serve da inserire nella tabella del budget.

Considerazione importante

come dicevamo nelle scorse settimane il migliore modo di ridurre il costo complessivo di un matrimonio è di ridurre il numero degli invitati. 

Vediamolo usando lo schemino di cui sopra che potrebbe trarti in inganno visto che al diminuire del minimo garantito il prezzo a persona sale sensibilmente

Facciamo due conti ipotizzando un menu da 130€ a persona

  • Con  50 invitati pagheresti:   50 x 171€ =   8.550€
  • Con 100 invitati pagheresti 100 x 130€ = 13.000€
  • Con 140 invitati pagheresti 140 x 117€ = 16.380€

quindi stimando circa 8.000€ per le spese fisse e le restanti variabili si ottiene questo risultato

  • Matrimoni con 50 invitati circa  17.000€ + 2.000€ variabili = 19.000€
  • Matrimoni con 100 invitati circa = 21.000€ + 4000€ variabili = 25.000€
  • Matrimoni con 140 invitati circa = 26.000€ + 5000€ variabili = 31.000€

 

ripeto che si tratta di conti indicativi fatti per darti un ordine di grandezza. 

Si può scendere da questi valori? Ma certo che si, Solo che è necessario “perdere qualcosa”

Potresti cercare una struttura con cucina interna, tipo un ristorante o un agriturismo che ti proponga magari un menù da 70€ (che diventerebbe 76 per 80 persone) ma ovviamente una festa in un ristorante è molto diversa da quella che si potrebbe fare in una location in esclusiva.

Con Iva e senza iva

Ultimo elemento che devo evidenziarti è che la maggior parte dei fornitori del mondo del matrimonio – inclusi noi – forniscono i prezzi + iva, dove il regime di iva è per quasi tutti il 22% mentre i servizi di ristorazione viaggiano al 10%.

Nei conti che abbiamo fatto ho preferito riportarti dei prezzi iva inclusa per consentirti di muoverti meglio con il saldo effettivo di ciò che c’è da pagare.

Fase 3

La fase 3 è quella del controllo che si effettua sulla colonna F dove in F2 andrai ad inserire la voce Budget effettivo che sarà il valore reale contrattualizzato con il fornitore.

Potrebbe accadere che tu abbia messo una disponibilità di x e quando poi vai a firmare il contratto il valore sia diverso (più alto o più basso).

Se quanto contrattualizzato è minore del valore che avevi previsto ti si libererà del budget da inserire nel conto del over budget, se il valore contrattualizzato fosse superiore al previsto dovrai andare a prelevare tale valore dall’over budget

e siamo giunti in fondo al percorso.

Hai trovato utile questo articolo? dimmelo nei commenti o scrivici se hai qualche dubbio su come andare avanti…