La tenuta si prepara

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La Seminatrice

NATURA e LUCI

L’inizio della stagione si sta avvicinando e fervono i preparativi perché tutto sia pronto per accogliere i matrimoni.

La stagione primaverile avanza al galoppo verso l’estate riportando il verde su tutti gli alberi e con i bambù che crescono a dismisura in pochi giorni…

e tante sono le attività che si concentrano in questo periodo dalla manutenzione del verde alle ultime fasi della preparazione degli sposi, alla fondamentale preparazione e formazione dello staff.

Ma andiamo per ordine

e tante sono le attività che si concentrano in questo periodo dalla manutenzione del verde alle ultime fasi della preparazione degli sposi, alla fondamentale preparazione e formazione dello staff.

Ma andiamo per ordine

Manutenzione del verde

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Quello che dico sempre è che La Seminatrice, più che una location, è natura prestata ai matrimoni e questo perché è la natura, da noi, ad essere predominante. Una natura che è sì selvaggia e vera ma che va comunque curata per essere accogliente per gli ospiti.

All’interno della tenuta ci sono diverse aree che necessitano di diversi tipi di trattamento.

  • Il bosco della cattedrale
  • La dome
  • Il kiweto
  • Le siepi dei viali
  • I roseti e le piante di lavanda
  • Il tunnel di glicini
  • Il bambuseto
  • I manti erbosi 

per non parlare delle infrastrutture che devono essere riviste, sistemate e manutenute

  • la pedana di cattedrale
  • gli oltre 20.000 punti luce
  • le barriere protettive (frangivista, staccionate ecc)
  • gli impianti elettrici a servizio degli eventi
  • le forniture dei materiali di consumo (candele, tealight, ceri ecc)

 

E così in questo periodo primaverile via ai lavori di potatura degli alberi e delle siepi.
I noccioli, che formano la cattedrale, ogni anno producono delle fruste giovani che se lasciate crescere senza controllo, finirebbero per danneggiare i rami più vecchi e così, di anno in anno vanno selezionati i rami da lasciare e quelli da pulire.

Nella zona dell’accoglienza dove gli ospiti attendono l’arrivo della sposa c’è il boschetto dell’accoglienza – sempre di noccioli – che crea una zona all’ombra dove gli ospiti, sorseggiando qualcosa di fresco, possono attendere l’inizio della cerimonia senza morire di caldo. Qui il lavoro da fare è diverso. Qui serve garantire l’effetto a cappello delle chiome degli alberi, tagliando sì le nuove fruste ma curando anche l’ombreggiatura.

Poi le dome – le cupole viventi – che dopo l’inverno che le ha viste perdere tutte le foglie, cominciano a gemmare e creare rami che si allungano verso il cielo e devono essere guidati

Ma vogliamo parlare delle gemme del glicine che se non le controlli per due o tre giorni te le ritrovi attorcigliate attorno a qualsiasi supporto possibile? 

Ma il record della velocità di crescita è certamente quella dei bambù, che da noi arrivano a crescere anche 3 o 4 metri al mese (nella loro terra di origine anche 10 metri al mese…), e per i quali va controllato che non escano germogli in punti strani tipo in mezzo ai viali, vanno potati quelli ingialliti e magari raddrizzati quelli le cui cime sono così cariche di foglie da piegarli. 

E poi ci sono da preparare e sistemare gli apparati di allestimento: manutenere la pedana, sostituire i teli della navata, controllare gli impianti elettrici, rinnovare gli archi, stendere il brecciolino nuovo, sistemare i teli delle vele e tante altre attività…

Ma è solo la manutenzione a preparare la tenuta?

Certo che no!

Gli sposi si preparano

Stiamo agli sgoccioli degli ultimi giorni prima della partenza ed è un momento in cui si svolgono, con gli sposi principalmente due tipi di attività: le videocall finali e gli incontri per la consegna dei materiali ed il cosa dove.

Sei curiosa di capire di cosa si tratta?

Continua a leggere…

Le video call finali

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Se ci segui da un po’ saprai che La Seminatrice segue gli sposi per tutto il tempo: dal primo giorno a quello del matrimonio attraverso un percorso che chiamiamo wedding project attraverso il quale, grazie al nostro metodo a spirale, aiutiamo le nostre coppie a definire tutti gli aspetti del loro evento dalla cerimonia al fine festa.

I wedding project si sviluppano lungo uno o più anni (a seconda di quanto tempo prima avete deciso di sposarvi da noi) a volte anche solo pochi mesi (ci sono state coppie che abbiamo aiutato che si sono sposate in un mese poco più poco meno…) e sono degli incontri spesso in videoconferenza nei quali vi guidiamo sulle attività da fare.

Esaminiamo tutti gli aspetti: avviamo il processo aiutandovi a selezionare i fornitori appropriati come il catering (un elemento fondamentale per la realizzazione di un matrimonio), i professionisti (fotografi, musicisti, esperti di trucco e acconciatura e altri artisti), affrontando le questioni burocratiche, pianificando la cerimonia, guidandovi nella compilazione della lista degli invitati, elemento centrale dell’organizzazione, fino alla disposizione dei tavoli. 

[inserire foto collage delle foto delle video call]

Vi assistiamo nella scelta della palette di colori e delle decorazioni. Facciamo uno show room per farvi scegliere l’apparecchiatura della tavola e supportarvi nella scelta se ne avete bisogno. Insomma assieme, passo passo andiamo definendo tutte le attività necessarie per rendere il vostro evento perfettamente conforme alle vostre aspettative.

Sono incontri densi di domande e step ma sempre conditi con gioia e divertimento. Se ci segui sui social vai a vedere la settimana dello show room ed il contest che abbiamo organizzato per gli sposi …

Ad un mese dal matrimonio circa, tutto sarà definito e sarete pronti per la call finale nella quale si fa il recap di tutto quanto predisposto. 

Tutto qui? l’organizzazione finisce con una call?

Ma certo che no!

La consegna materiali ed il “cosa-dove”

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Nella call finale definiamo la data dell’incontro – in presenza – per la consegna materiali.

In questo incontro oltre alla verifica in campo del materiale preparato ci sarà la fase nota e super attesa da tutte le nostre coppie del “cosa-dove”

Di che si tratta?

Con il progetto completo di quanto previsto per il vostro evento, usciamo nei luoghi che accoglieranno il vostro matrimonio pochi giorni dopo e rivediamo e definiamo cosa si fa dove. 

In altre parole passeggiando per il giardino diremo:

  • qui mettiamo il tableau
  • qui mettiamo il guestbook
  • qui mettiamo i performers che abbiamo previsto
  • qui facciamo il taglio torta
  • qui mettiamo i buffet
  • qui mettiamo la selfie printer
  • qui mettiamo l’angolo delle bomboniere 

e via andare con tutte le attività, tutti gli angoli, tutte le cose che avete previsto.

A questo punto della fase organizzativa tutto sarà chiaro e lo potrete visualizzare sul campo. In questa fase vi assistiamo per aiutarvi a trovare la migliore soluzione ossia quella che sia la più funzionale ma anche la più bella.

E ti dirò di più. Per ogni cosa dove faremo la versione di piano A (bel tempo) e di piano B (eventuale pioggia) in modo da farvi rendere conto che se anche il tempo non vi assistesse tanto la festa verrà comunque bellissima.

Insomma il COSA-DOVE è la fase finale di un lungo progetto iniziato tempo addietro e grazie al quale arriverete con tanta emozione e poco stress al giorno del vostro matrimonio.

Ok la location è pronta, gli sposi preparati quindi è tutto pronto!

Eh no, manca ancora un pezzo…

Lo staff si forma

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Per realizzare quanto previsto per il tuo matrimonio ci sono tante persone che, con ruoli diversi, ed in momenti diversi devono lavorare. 

Vediamo assieme chi fa cosa quando

 

Prima del matrimonio

Team di direzione: Mirko, Marco, Chiara. Assieme condividiamo e diamo le linee guida di ciò che serve da staff e professionisti a supporto. C’è chi seleziona lo staff della family, chi si cura della pianificazione delle esigenze di personale e chi fa i turni di lavoro. Poi c’è chi fa le verifiche delle performance prenotate (animazioni bimbi, caricaturisti, cartomanti ecc) e le conferma ai fornitori in modo da accertarsi la presenza del servizio richiesto.

Team di Planning: Chiara ed Eva. Predisponiamo le schede cliente da fornire a tutte le persone coinvolte il giorno del matrimonio (coordinator, fioristi, professionisti ecc), definiamo  con i vari fornitori le consegne dei materiali (fiori, addobbi floreali, noleggi ecc), reperiamo i particolari elementi richiesti dagli sposi (cappelli, materiali da far scrivere in calligrafia ecc), predisponiamo le pergamene ed i fascicoli della cerimonia.

Team di OPLÀ (Ordine Pulizie Lavanderia Accoglienza) Alessia, Francesca, Luana. Si fanno le grandi pulizie di primavera prima dell’inizio del primo evento per rinfrescare tutti gli spazi che sono stati chiusi durante l’inverno. Si lavano i cuscini dei divanetti e le fodere dei cuscini dei pallet, si lavano con l’idropulitrice i pavimenti e si preparano i teli di cattedrale da sostituire.

Tutti i team si fa formazione! L’inverno ed anche il momento prima dell’inizio della stagione sono i momenti in cui si ha tempo di fare formazione. E cosi via ai corsi di primo soccorso e antincendio – a breve anche i patentini per l’uso del defibrillatore – e poi ai corsi specifici per il ruolo.  Si fa formazione su come si gestisce la cerimonia, su come si fanno le ghirlande Seminatrice, su come si deve fare assistenza durante gli eventi, su come utilizzare i materiali

Il giorno del matrimonio

Team di direzione: Mirko e Marco, Nella fase di preparazione si alternano nelle attività di evento e di location manager seguendo uno i contatti con i clienti l’altro quello con i fornitori in campo.Durante l’evento il location manager di turno presiederà e controllerà tutte le attività in campo di tutti i fornitori coinvolti

Team di logistica Christian, Mirko2 e Fabio a coppie si occupano degli spostamenti di materiali necessari per ogni matrimonio. Quanti tavo

li devono essere in sala oggi? come deve essere fatta la sala: ferro di cavallo o raggera? qual’è il piano tavoli? Il team di logistica garantisce che tutti i mobili vadano posizionati dove devono.

Team di preparazione Ad Eva e me (Chiara) si affiancano le ragazze del gruppo Decor Greta, Isabella, Irene e Maria Assunta che assieme a noi installano tutte le decorazioni previste per il matrimonio. La mattina del giorno del matrimonio è momento molto effervescente: Debby prepara i fiori o si allinea con il fiorista per definire quali composizioni vanno messe in quale luogo, Eva e qualcuna delle ragazze sistema gli angoli previsti come il tableau o il guestbook. Si dividono i segnaposti per tavolo in modo che sia facile posizionarli quando verrà il momento, si dividono in ordine alfabetico le escort card o si prepara il materiale per il tableau, si selezionano i posti riservati da mettere in cattedrale o si allestisce la parte infrastrutturale insomma se fossi una farfalla che vola nei paraggi vedresti un via vai infinito di persone

Coordinator: Chiara, Isabella, Silvia e Beatrice. Prima dell’inizio della cerimonia la coordinator di turno si allinea ad Eva e me per vedere tutte le attività previste durante il matrimonio. Si rivedono le particolarità della cerimonia e si fanno tutti i controlli generali di pre-matrimonio andando a controllare tutti i dettagli in ordine temporale di utilizzo. E quando inizia il matrimonio… vai a seguire la cerimonia, la timeline dell’evento per l’aperitivo, il pranzo o la cena, l’avvio delle attività come il lancio del bouquet, il primo ballo fino al taglio torta e la preparazione delle bomboniere. La coordinator che conoscerai non appena arriva in tenuta il giorno del tuo matrimonio ti seguirà – presente ed invisibile – per far si che tutto vada come hai progettato (e sognato) per tanto tempo.

Team di accoglienza: Bebe, Valerio, Christian e Gabriel sono coloro che accoglieranno i tuoi ospiti all’arrivo, li aiuteranno a parcheggiare e poi saranno a disposizione per loro durante tutta la festa. Aiuteranno la coordinator per sistemare gli angoli che devono uscire in un secondo momento come il taglio torta o l’angolo delle bomboniere e alla fine della festa saranno loro che si occuperanno insieme alle OPLÀ di raccogliere tutto il materiale.

Team di OPLÀ. Durante la preparazione e durante l’evento saranno pronte ad assicurare che la tenuta sia sempre al meglio, pulita e ordinata. E così via al controllo delle ceneriere, delle cicche e dei nastrini nel prato, al controllo della pulizia dei tavolini di appoggio e la sistemazione dei cuscini dei divani e divanetti. Durante la preparazione sistemano la stanza rifacendo il letto e sistemando la stanza degli sposi

Quale formazione

Tanti team con tanti ruoli diversi implicano tanta formazione diversa.

Vuoi sapere come la facciamo?

Be’ l’idea è quella di far sì che tutti sappiano cosa c’è da fare durante un matrimonio, sia perché in emergenza una mano fa sempre comodo anche se non arriva dalla collega del ruolo giusto, sia perché le persone vivendo per un giorno nelle scarpe dell’altro riescono a percepire meglio l’impatto del loro lavoro sui team altrui.

E cosi alla formazione tendiamo a far partecipare tutti.

Formazione di legge. 

Alla formazione sulla sicurezza e igiene sui posti di lavoro abbiamo fatto una riunione a team riuniti. E grazie al mitico ing Daniele Spadoni (Sposo a La Seminatrice nel 2022) abbiamo visto la normativa ed i rischi specifici delle attività che svolgono i vari ruoli. 

In inverno, poi, la direzione è stata formata all’antincendio, al primo soccorso, alla figura di rappresentante dei lavoratori per la sicurezza (il nostro mitico Mirko), ai preposti, a me come datore di lavoro insomma abbiamo visto a fondo i temi della sicurezza

Formazione coordinator

Sai qual’è, per esperienza, la parte più complessa difficile e sensibile del ruolo della coordinatrice del matrimonio?

La cerimonia. 

E della cerimonia la gestione della fase iniziale.

Ed è per questo che avvalendoci del supporto di tutta la family, quest’anno abbiamo organizzato una simulazione della cerimonia in cui a turni tutti hanno rivestito il ruolo di sposa di padre della sposa, di sposo, di mamma della sposa, di testimone e corteo dello sposo, di testimone e corteo della sposa. Alle musiche il service musicale si esercitava con i brani del primo matrimonio e le coordinatrici imparavano a fare bene il loro ruolo.

A seguire abbiamo fatto la formazione sulle ghirlande, sulle bottoniere e sui braccialetti e fra qualche giorno andremo a fare quella sulle sistemazioni perché ogni fase del matrimonio venga curata con grande attenzione.

Divertimento e apprendimento a braccetto sono il nostro motto per far si che la family sia pronta per l’avvio della stagione.

Ed eccoci arrivati alla fine di questo post sulla preparazione prima dell’inizio della stagione

e tu ti aspettavi che dietro ad un matrimonio potesse esserci tanto lavoro?