Fare il piano tavoli con il metodo Seminatrice

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La Seminatrice

NATURA e LUCI

Che tu sia sotto data o stia solo a metà del percorso organizzativo per il matrimonio c’è un passaggio al quale non puoi sfuggire: fare il piano tavoli per il ricevimento.

Se stai pensando di optare per un matrimonio free sitting (come dicono gli americani) ossia dove ognuno può sedersi dove gli pare, ti do un paio di spunti sui quali riflettere prima di imboccare questa strada.

L’opzione free sitting ha le seguenti caratteristiche:

  1. Stress per gli ospiti. Anche se a te piace l’idea di poter cambiare magari mangiando tre piatti a tre tavoli diversi, in realtà per la maggior parte delle persone il non sapere dove ci si deve o dove ci si può sedere è una situazione stressogena. Te lo dico per esperienza. Basta guardare quello che accade all’aperitivo (che è normalmente free sitting) in ogni matrimonio: quando gli ospiti arrivano la prima cosa che fanno è occupare una sedia con una giacca, una borsetta, uno scialle per avere la certezza di avere un posto a sedere.
  2. Necessità di un maggiore numero di posti a tavola. Sembra strano ma se tu non dividi le persone fra i tavoli quello che accade e che statisticamente rimangono dei buchi ad ogni tavolo e o le coppie ultime arrivate si dividono per mangiare (opzione non molto praticabile) o per evitare ciò è necessario prevedere più tavoli dove far accomodare le persone
  3. Maggiore confusione al momento di andare a tavola. Sì, in generale il momento in cui le persone entrano in sala, dopo aver individuato sul tableau il tavolo dove si andranno a sedere, è sempre un momento di confusione ma questo si moltiplica di molto quando si opta per il free sitting.

La lista ospiti il cuore pulsante dell’organizzazione del matrimonio

Quando si organizza un evento e specialmente un matrimonio, il punto di partenza dell’organizzazione è certamente la lista invitati.

Grazie alla lista invitati, infatti si definiscono:

  • il numero delle partecipazioni
  • il numero delle bomboniere
  • il piano tavoli
  • il tableau
  • la lista delle esigenze alimentari
  • l’assegnazione dei posti a tavola


Fare la lista invitati è qualcosa che di solito mette abbastanza in difficoltà le coppie perché le relazioni, specialmente quelle parentali o lavorative, tendono a creare molti dubbi sull’inserire o meno una certa persona.

Ecco allora qualche consiglio e spunto che ti potrà tornare utile.

• N1. Metti in lista anche voi due (gli sposi). Be’ non sai quante volte, quando affrontiamo il tema della lista ospiti, mi capita di vedere che gli sposi hanno messo in lista decine e decine di persone e non hanno inserito loro stessi. Non volete un posto a tavola e non volete mangiare forse?

• N2. Creati le domande filtro. Cosa sono? una lista di domande che aiuta a determinare se una persona va considerata dentro o fuori. Ad esempio possono essere utili:

  1. Quando l’ho visto/a l’ultima volta?
  2. Posso immaginare il mio matrimonio senza di lui/lei?
  3. Creerei un dramma in famiglia se non lo/a invitassi?
  4. Ci rimarrei male se non mi invitasse al suo matrimonio?
  5. Ci siamo mai visti fuori dal lavoro (per i colleghi)?
  6. La sua presenza renderebbe il matrimonio più divertente e/o piacevole?

• N3 Inserisci gli ospiti per gruppi. Parti dai parenti, poi dagli amici e poi dai colleghi. Ti semplificherà il fatto di non dimenticare qualcuno.

• N4. Inserisci gli ospiti con Nome e Cognome. E procurati le informazioni relative ai +1 dei tuoi invitati. A che serve il cognome? A differenziare le persone che hanno lo stesso nome. Ed in matrimonio c’è sempre una componente di omonimi… Oggi ho fatto un wedding project nel quale abbiamo affrontato questo argomento ed il tasso di omonimi di questa coppia è ben del 47%!

• N5. Informatizza la tua lista sul cloud per averla sempre disponibile e poterla aggiornare in tempo reale. Noi a La Seminatrice facciamo un incontro ad hoc per aiutarvi ad informatizzare la vostra lista invitati e crearne una che sia completa di tutte le informazioni. Stai pensando di usare quella di Matrimonio.com? Be’ è si buona ma non è completa…

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Piano tavoli quali informazioni

La lista ospiti

Per predisporre il piano tavoli hai bisogno fondamentalmente di due informazioni: la lista ospiti ed il tipo di assetto della sala. Vediamole entrambe.

Se ti stai domandando quando fare il piano tavoli la risposta è: inizia a predisporlo quando la lista è più o meno stabilizzata.  Parlo della lista non delle adesioni che arriveranno più sotto data. Eh si perché la lista invitati è qualcosa di fluido e, specialmente all’inizio, subisce variazioni in aumento o diminuzione mano mano che vi confrontate e riflettete su chi volete veramente al vostro matrimonio.

Una volta stabilizzata la lista si passa alla fase successiva ossia cominciare a lavorare sul piano tavoli.

Siccome la fase più complicata del redigere il piano tavoli è fermarsi a capire chi mettere con chi, potete tranquillamente fare questa attività anche con l’intero elenco di ospiti, fermandovi poi in un secondo momento ad eliminare i nominativi di quelli che non verranno.

Mi raccomando non fatevene una ossessione, lo vedremo più avanti quando parliamo della tecnica, un giorno affrontate il piano tavoli poi mettetelo da parte in attesa delle conferme!

La capienza dei tavoli

La seconda informazione fondamentale necessaria al poter creare il piano tavoli è quella relativa alle capienze dei tavoli stessi per cui chiedete al vostro fornitore di cibo sia essa la location per quelli che hanno ristorazione interna o al fornitore esterno in caso di ristorazione catering/banqueting.

In linea di massima inizio a darvi delle indicazioni sulle capienze:

Tavoli tondi

  • da massimo 6
  • da massimo 8
  • da massimo 10
  • da massimo 12

 

Tavoli rettangolari nudi (Seminatrice)

  • Tavolo singolo da massimo 6
  • Tavolo doppio da massimo 14
  • Tavolo triplo da massimo 22
  • Tavolo quadruplo da massimo 30
  • Ferro di cavallo (meglio non andare sopra i 90)
  • Imperiali (lunghe tavolate parallele) da massimo 40 o 54
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Punti di attenzione

  1. 1. Gli infanti (bambini sotto i 3 anni) vanno a tavola con i genitori ed occupano un posto a tavola come un adulto
  2. Potete optare per un tavolo dedicato ai bimbi (bambini tra i 3 ed i 9/10 anni) soprattutto se avete previsto un servizio di animazione
  3. NO 13 a tavola. Magari tu non ci credi e per te non è un problema sederti ad un tavolo con 13 commensali ma, in anni di esperienza abbiamo visto mamme rifiutarsi di sedersi a tavola perché loro figlio sarebbe stato il più giovane dei 13. Stacci attenta ed evita la situazione
  4. Controlla gli omonimi. L’ho già detto prima ma vale la pena di ripeterlo. Controlla se hai persone con lo stesso nome altrimenti, se non aggiungi l’iniziale del cognome, sia per il tableau che per sedersi a tavola sarà un delirio …
  5. Comunica allo staff vicinanze e lontananze. Se per te è chiaro qual’è il tavolo dei tuoi genitori che vuoi vicini a voi, per il personale che lavora all’allestimento della sala, se non lo comunichi un nome vale l’altro. Quindi comunica quali tavoli devono stare vicini a voi e quali vicini tra loro! Ma anche, se ci sono quali tavoli devono stare lontani fra loro!
  6. Non serve che i tavoli siano tutti uguali ossia tutti da 10 o tutti da 8 o tutti da 12. Si può mischiare benissimo avendo per esempio 2 tavoli da 8, 3 da 10 e 2 da 12. A la seminatrice ci aspettiamo che tu ci dica quanti tavoli per ogni tipologia hai previsto e poi alla costruzione della sala ci pensiamo noi!

Piano tavoli – la tecnica

Come mi capita di ripetere spesso ai nostri sposi vivete appieno ogni fase dell’organizzazione del matrimonio e, tra queste anche il fare il piano tavoli ha il suo perché.

Non pensate di lavorarci così di sfuggita ogni tanto quando avete qualche minuto di tempo. Il fare il piano tavoli è una attività complessa che richiede testa perché dovete trovare il migliore incastro di chi sta bene con chi.

Quindi regola aurea: ritagliatevi uno spazio di tempo di qualità. Magari in una giornata piovosa, o una domenica pomeriggio o quando nessuno dei due lavora insomma un momento tutto per voi e per la realizzazione di una delle pietre miliari del vostro matrimonio.

La parola chiave, mentre riflettete su chi mettere accanto a chi, è SOCIALITA’ ossia pensare a chi potrebbe stare bene con chi. Il consiglio è un po’ di mischiare le carte in tavola mettendo assieme introversi ed estroversi in modo che i secondi possano coinvolgere i primi e creare per tutti un’atmosfera divertente.

Un terzo consiglio che mi sento di darvi è partite con la versione cartacea per poi passare a quella informatica. La tecnica della quale ti parlerò tra poco è consolidata e funziona molto bene. Pur essendo un ingegnere – e quindi naturalmente predisposta all’informatizzazione – ti dico che iniziare direttamente in elettronico presenta delle difficoltà che partendo dal cartaceo non si riscontrano. Dammi retta e segui il metodo sappi che sono arrivata ad ottimizzarlo dopo anni di prove e tentativi…

Cosa serve

  1. Per fare il piano tavoli vi serviranno:

    1. dei fogli di carta formato A3. Quanti? ti do dei numeri indicativi in base agli invitati: considerane 1 ogni circa 70/80 invitati. Nel dubbio prendine uno o due in più così non rischi di rimanere a secco…
    2. Un blocchetto di post-it Vanno bene sia quelli quadrati che, ancora meglio, quelli tagliati in striscioline sottili e colorati
    3. Penna per scrivere i nomi
    4. Forbici per tagliare i post-it
    5. Copia della lista ospiti stampata
    6. Una bottiglia di buon vino e due calici. Eh si, l’ho detto e lo ripeto trasformate questo momento in un momento a due da rendere indimenticabile. Se avete bimbi magari chiedete supporto ad una nonna per guardarlo perché vi servirà concentrazione.
    7. Due/tre ore di tempo di qualità

Come farlo

La tecnica è abbastanza semplice basta seguirla passo passo. 

Partendo dalla lista degli invitati – anche se ancora non avete le conferme 

  1. Sui fogli A3 disegna dei rettangoli o dei cerchi (6/8 per foglio) che rappresentano i tavoli. Dentro ogni forma scrivi il gruppo che ci vorrai accomodare ad esempio Parenti, genitori, amici, colleghi ecc
  2. Ritaglia a striscioline alcuni foglietti del post IT in modo che ogni striscioline abbia un lato che appiccica ed uno no. Da ogni foglietto di post IT ottieni 3 striscioline 
  3. Su ogni striscioline scrivi un nome e iniziale del cognome. L’iniziale del cognome, in caso di omonimi è quella che ti consentirà di capire qual è il foglietto giusto. 
  4. Scegliete il quadrato (il tavolo) dove inserirlo e appiccicate il foglietto. 

IMPORTANTISSIMO Fino a che non avete finito di inserire tutti i foglietti NON guardate i numeri dei tavoli 

  1. Spuntate il nome inserito dalla lista e proseguite con il successivo
  2. Proseguite fino ad inserire tutti gli ospiti
  3. Controllate i numeri per ogni tavolo ed aggiustate secondo capienza. Se avete creato un tavolo da 28 ed avete tavoli tondi dovrete dividerli in 3 tavoli (per esempio due da 10 e uno da 8)

E poi? 

Una volta assestatti tutti i tavoli chiudete i fogli A3 per riaprirli a circa 2 mesi dalla data del matrimonio quando l’avanzamento delle conferme e assenze vi consentirà di togliere i foglietti di coloro che non vengono e riassestare i tavoli. 

Altre info utili

Piano tavoli per il banqueting

Il piano tavoli servirà al Banqueting per due motivi: effettuare l’apparecchiatura corretta dei tavoli e gestire eventuali esigenze alimentari particolari. 

Per questo motivo, una volta pronto è bene informatizzare il piano tavoli riportando anche l’indicazione delle esigenze alimentari. 

Un consiglio da chi ha subito tante volte l’uso del piano tavoli di matrimonio.com: a voi sembra carino con i disegnini che rappresentano uomini e donne ma la leggibilità della stampa dei piani tavoli fatti con quella applicazione è un massacro per chi deve usarla. Una lista su Excel o Fogli di Google o anche su word è 100.000 volte meglio. Noi, a La Seminatrice, facciamo usare Fogli di Google ai nostri sposi perché nello stesso documento tracciamo tutte le informazioni dalla lista ospiti al piano tavoli. 

Dove vanno messi bambini e staff

Per i bimbi di solito ci sono due possibilità strettamente legate alla presenza o meno del servizio di animazione:

  • Al tavolo con gli adulti se non c’è animazione o se il genitore lo richiede espressamente 
  • Al tavolo bimbi quando c è un servizio di animazione che di solito provvede anche a farli mangiare

Un capitolo a parte riguarda lo staff a servizio del vostro matrimonio che normalmente comprende almeno fotografi, videografi, musicisti (e service musicale se c’è) e animazione bimbi. A questi laddove presenti si aggiungono autisti, open bar e professionisti vari che doveste aver assoldato per lavorare al vostro grande giorno. 

Lo staff, che va comunicato come numeriche al Banqueting, verrà accomodato in un’area separata da quella degli ospiti salvo diverse indicazioni. 

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Questo è qualche ricordo dell’elaborazione del piano tavoli di alcune delle nostre coppie. E il tuo come sarà? 

Ti va di condividerlo? 

Se sei una sposa de La Seminatrice e l’hai già fatto, racconta la tua esperienza nei commenti, se invece sei una sposa del prossimo anno aspetta che quando sarà il momento lo vedremo assieme